Belegverwaltung


#1

Moin,

ich habe eine Frage bezüglich der Verwaltung von Belegen und Quittungen. Wo bzw. speichert Ihr diese?
Ich besitze einen ScanSnap ix500, mit dem ich sehr zufrieden bin! Das Gerät kann 25 doppelseitige Dokumente in der Minute speichern und “frisst” alles, was ich auf Papier erhalte.

Meine Ausgaben tracke ich in YNAB. Gerne würde ich die entsprechenden Quittungen und Rechnungen auch digital vorhalten. Dies ist ja in YANB nicht möglich.

Welche Programme nutzt Ihr?
Wie handhabt Ihr das Thema?

Beste Grüße,
Phil

BTW: Nutze einen Mac.


#2

Gute Frage, diese Stelle ich mir selbst öfter. Derzeit lege ich alles in Evernote ab, ohne wirkliches System, einfach rein und hoffen das ich es über die Suche wiederfinde. Aber irgendwann ist der Speicher da sicher voll. Ich finde es aber wichtig, immer und überall auf alles zugreifen zu können. Ein weiterer Teil liegt in meiner Dropbox und in meinem Email-Postfach.

Wenn ich also etwas Suche, muss ich eine der 3 Anlaufstellen absuchen und finde das meiste wieder.

Von dem Scanner hab ich auch gehört. Kann er Stand-alone in Evernote scannen? Hätte das gerne ohne Pc, einfach scannen und shreddern :stuck_out_tongue_closed_eyes:


#3

@Pikespeak_Marol,

ja, das Gerät ist eine der besten Anschaffungen, die ich je für mein Office getätigt habe. Das Gerät ist WIFIfähig, benötigt jedoch einen Rechner, um die einzelnen Dienste anzusteuern.

Scannen kann man direkt in Evernote oder in eine Dropbox.

Grüße,
Phil


#4

Aber der Preis ist auch Hammer oder findest du nicht?


#5

Also ich habe den recht günstig bei Amazon “geschossen”.


#6

Und wie archivierst du bisher deine Dokumente?
Was man ja möchte ist eine OCR und Volltextsuche oder?
Legst du die Dokumente geordnet ab?
Was für ein Speichersystem (Dropbox, Evernote, lokale Order?)


#7

Für welche Belege kann man das “speichern und schreddern” denn wirklich durchziehen?

Ich träume auch von einem rein digitalen Archiv, fürchte aber, dass Händler bei Garantiefällen ohne die Originalrechnung Stress machen und sich rauswieseln, und auch Ämter/Versicherungen/… skeptisch werden, wenn ich für einen Vorgang mal Unterlagen einreichen soll, und sie dann Ausdrucke von Scans statt den Originalen bekommen.

Welche Erfahrungen und Erkenntnisse habt Ihr da?


#8

Du hast wohl nicht unrecht…
In meiner Phantasie wäre es dennoch eine tolle Welt, Aktenordner alle Einscannen und weg damit :stuck_out_tongue:

Zumindest könnte man die Dokumente einfach Sortiert nach Eingang in einen Karton werfen. Wenn man dann wirklich ein Original benötigt (wie oft kommt das wirklich vor) könnte man ihn darüber wiederfinden. Das Dokumentendatum sieht man ja in Evernote z.B.


#9

Ich hab es einfach mal getan.

Einen IX500 mit Evernote Premium.

Funktioniert schon ganz schön.

Da mein Rechner immer an ist, kann ich den Scanner einfach einschalten, Knopf drücken und ganz automatisch (ohne den Rechner anzufassen) landet das Dokument mit OCR und in guter Qualität in Evernote.


#10

Passt zwar nicht ganz zu den Belegen. Ich lasse mittlerweile alle meine Post von Dropscan scannen. Ich habe einen Nachsendeauftrag für Briefe zu denen. Reduziert meinen Verwaltungsaufwand von Post und Schriftverkehr erheblich.

Verschiedene Papiersachen lasse ich gleich nach dem Scan von der Firma vernichten - Originale lasse ich mir nach 3 Monaten als versichertes Paket übersenden.


#11

Guten Morgen am 4. Advent,

Hierfür empfehle ich ein kleines feines Tool eines Münsteraner Startups, Fileee GmbH.

Neben den Dropbox / Evernote ähnlichen Funktionen wird auch gerade an der Entwicklung einer für Hardcopies konzipierten “FileeeBox” gearbeitet.

Seht euch mal das Video an:

Gruß aus Düsseldorf!


#12

Sehr coole Idee.
Diese Box müsste man ja auch für andere Apps nutzen können.


#13

Mmm weiß nicht, jedenfalls kann man Mails hinschicken und die Webanwendung ist ein DMS (Document Management System). Ist schon cool, volles OCR und man scannt mit der eigenen Fileee App seine docs ein. Die App erkennt Adressen und Datum und taggen kann man auch. Sehr feine Sache. Leider lässt die Ablagebox noch auf sich warten, freue mich schon darauf, denn die Box ist ja so konzipiert, dass man seine Papiere einfach drauf legt und das Smartphone in die Halterung, die App weiß dann, dass sie scannen muss. Dann legt man die Hardcopyeinfach in die Box und die App weiß genau an welcher Stelle und in welcher Schachtel die Hardcopy liegt. Fileee bietet auch ein Scanservice an. Theoretisch könnte man also eine YNAB Box haben in der man die YNAB Belege so ablegt wie sie in YNAB gebucht werden. Taggen kann man ja dann nach Gutdünken, oder aber man sucht nach Datum und Betrag. Die Möglichkeiten wären endlos.


#14

Kleines Update zum ScanSnap ix500. Mittlerweile wurde ScanSnap Receipt [1,2] auch für den Mac publiziert.

Ein grandioses Tool, welches Quittungen und Belege digital archiviert und per OCR analysiert. Die Genauigkeit ist erschreckend gut.

Cheers,
Phil

[1] http://bit.ly/1X3m9Kb
[2] http://bit.ly/1X3mgVR